Logiciel de facturation nettoyage, propreté

La loi de finances 2022 prévoit que les entreprises assujetties à la TVA devront émettre, transmettre et recevoir les factures sous format électronique à partir de 2026 pour les plus grandes et 2027 pour les TPE PME.

Mais attention, le choix d'un logiciel de facturation pour entreprise de nettoyage propreté ne doit pas seulement être dicté par des contraintes légales.

L'entreprise doit aussi et surtout tenir compte des gains de productivité que le logiciel de facturation peut apporter à l'ensemble du processus de facturation.

1ère critère : Gains de productivité générés chaque mois par le logiciel de facturation nettoyage

Gestion intelligente des spécificités des factures de nettoyage

Avec 2BePragma, finissez en avec les copier-coller des factures du mois passé pour changer les périodes manuellement ou avec des factures récurrentes dont les informations ne s'adaptent pas à l'activité du mois.

En quelques clics vous sélectionnez les contrats et commandes ponctuelles de nettoyage qui sont facturables. Ensuite, les factures de nettoyage sont générées automatiquement avec la bonne période d'intervention (mensuelle, trimestrielle, annuelle). En cas de démarrage ou de fin de contrat, le logiciel propose automatiquement le calcul du proratas de démarrage et de résiliation.

Vous pouvez aussi facilement programmer une facture de nettoyage trimestrielle, par exemple pour un nettoyage de parking ou désactiver la facturation de certains mois comme par exemple la non facturation d'une école en août.

Regrouper toutes les prestations de nettoyage du mois en 1 seule facture mensuelle

La facturation de l'entreprise de nettoyage manuelle est assez lourde car, pour un même client, l'entreprise facture souvent chaque mois un mix de services de contrats récurrents sur un plusieurs sites, de services de travaux exceptionnels ponctuels et des livraisons de produits ou consommables.

2BePragma combine automatiquement les activités du mois dans une seule facture regroupée qui détaille les services, les livraisons éventuelles de produits, les remplacements d'ampoules par chantier client.

Moins de factures signifie pour vous moins de frais comptables et surtout un suivi plus simple des revenus et des encaissements.

Gestion étudiée pour une facturation du nettoyage d'immeubles aux Syndics de copropriété ou mandataires

Avec cette fonctionnalité, 2BePragma permet également de suivre facilement les impayés d'un immeuble quelque soit le changement de syndic décidé par la copropriété

Avec le logiciel 2BePragma, votre donneur d'ordre, le syndic de gestion privé ou professionnel peut retrouver sur ses factures, ses références de numéro d'immeuble, de bâtiment, ses références d'OS (ordres de services).

Système intelligent de réduction des erreurs

Nous avons développé un systême de contrôle intelligent qui alerte sur les erreurs les plus courantes. Tout simplement car plus le logiciel est intelligent au moins vous aurez des erreurs et donc au moins vous devrez faire des avoirs.

Et si malheureusement vous devez émettre des avoirs, il faut que le logiciel les produise automatiquement en les rapprochant des factures.

2ème critère : L'adéquation du logiciel aux règles de conformité TVA et à la nouvelle loi sur la facturation électronique

Conformité aux lois anti-fraude de TVA

Le logiciel de facturation garanti à la société de nettoyage de respecter les 6 critères fixés par la DGFIP

- Le logiciel de facturation ne permet pas de supprimer un client ou une facture de nettoyage sauf si elle est en brouillon

- Le logiciel de facturation de nettoyage ne doit pas permettre pas de modifier le nom du client et le montant de la facture une fois émise officiellement.

- L'ERP de facturation propreté ne permet pas de modifier la numérotation et la chronologie de vos factures et avoirs. La numérotation doit être séquentielle. Une numérotation avec année et mois et numéro sera de fait non séquentielle puisqu'à tout moment on peut rajouter un numéro de facture pour un mois passé.

- L'application de facturation pour société de nettoyage ne permet pas de modifier le contenu d'une facture officielle sans passer par un avoir.

- Le logiciel de facturation nettoyage ne permet pas de clôturer mensuellement vos ventes et/ou ne permet pas de sortir un journal comptable de ventes

- Le logiciel de facturation permet exporter l'ensemble des factures pour un contrôle.

Loi de finance 2022 sur la facturation électronique : le pdf et le mail ne sont plus suffisants

La loi de finances 2022 prévoit que les entreprises assujetties à la TVA devront émettre, transmettre et recevoir les factures sous format électronique à partir de 2026 pour les plus grandes et 2027 pour les TPE PME.

Pour s’acquitter de cette obligation, les entreprises de nettoyage devront choisir une solution de dématérialisation autorisée par l’administration publique. L'entreprise pourra choisi soit de passer par l'option gratuite de l'administration appelée PPF (Portail Public de Facturation, version améliorée de Chorus Pro), soit passer par un intermédiaire PDP (Plateforme Dématérialisation Partenaire ).

2BePragma, opérateur de dématérialisation (OD) depuis 2021, permet déjà à ses clients de se connecter en automatique pour envoyer les factures de nettoyage électroniques à Chorus Pro. Dans ce contexte, afin de réduire les coûts supplémentaires, nous nous raccorderons directement au PPF (portail public de facturation gratuite de la DGFIP).

Notre logiciel déjà compatible avec le portail de facturation électronique publique CHORUS PRO. Il sera donc prêt dès 2026 à communiquer simplement avec le PPF (portail public de factures) de la DGFIP.

Concrètrement 2BePragma produits déjà aujourd'hui des factures électroniques alignées à la normes européenne EN 16931, en respectant les 2 principaux formats électroniques acceptés par la DGFIP dans la plateforme CHORUS PRO :

- CII B16 : fichier XML défini par la norme internationale Cross Industry Invoice qui code le contenu d'une facture pour un traitement automatique standardisé

- FacturX : un fichier PDF lisible pour les utilisateurs avec, en pièce jointe incluse, un fichier XML respectant la norme CII B16 ou UBL. Format défini par le Comité Européen de la Normalisation (CEN), et par le Forum National de la Facture Electronique (FNFE), défini dans la norme EN 16931 de l’AFNOR.

Pourquoi l'entreprise de nettoyage doit se préparer à la facturation électronique dès maintenant ?

Au plus tôt vous choisirez d'abandonner votre vieux système de facture PDF issue de word ou excel, au plus facile et transparente sera la transition vers ce grand changement qui s'échelonnera de 2026 à 2028

En effet, vous aurez eu le temps de remplir pour chacun de vos clients, au fil de l'eau, les informations obligatoires qui permettront l'interconnection avec le PPF (SIRET, SIREN, TVA, client particulier ...)

3ème critère : Estimer les économies réalisées sur le processus de facturation nettoyage

2BePragma opérateur de dématérialisation depuis 2021 réduira vos coûts de connexion.

2BePragma a choisi de ne pas trop grever le budget de l'entreprise de nettoyage en développant une interconnexion directe via API avec le PPF (portail public de facturation gratuit) en utilisant des API.

Ceci évitera à l'entreprise de nettoyage de payer cher pour un fournisseur supplémentaire de PDP (plateforme de dématérialisation partenaire), qui risque de facturer très cher par facture pour rentabiliser les coûts élevés de son processus de certification administrative ...