Passer à la facturation électronique dans le nettoyage n'est pas une option. 2BePragma, opérateur de dématérialisation de facture électronique pour le nettoyage et la propreté, synthétise pour vous tout ce que vous devez savoir pour préparer la facturation électronique d'une entreprise de nettoyage.
Vous utilisez word ou excel pour produire un PDF de facture c'est bientôt fini ! L'entreprise de nettoyage doit se préparer à une révolution plus qu'une évolution pour sa facturation
Ce changement initié avec la loi de finance 2022 n'est pas à sous-estimer, ce n'est pas qu'un problème de logiciel ou d'expert comptable : la facturation électronique va changer radicalement :
- les données que vous suivez pour vos clients ;
- les processus de facturation ;
- les processus d'encaissement de factures ;
- le suivi de la TVA et les obligations de reporting à l'administration fiscale ;
1. Que dit la loi sur la facturation électronique
La facturation électronique, dite e-invoicing, concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA dès lors qu’il s’agit d’opérations dites domestiques, c’est-à-dire qu’elles concernent le territoire national.
Par ailleurs, les entreprises doivent transmettre à l’administration fiscale certaines informations (opération appelée e-reporting) relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique.
Sont notamment concernées des entreprises soumises à la TVA en France et qui commercent avec des particuliers et plus largement des non assujettis ou avec des entreprises non établies sur le territoire national. Ces données sont par exemple le montant de l’opération ou le montant de la TVA facturée.
Principales références aux lois sur la facturation électronique
Décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 relatif à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction
Arrêté du 7 octobre 2022 relatif à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction
En savoir plus avec les fiches infos relatif à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction
Rappel des critères de conformité anti-fraude d'une facture
si vous respectez les 3 conditions suivantes :
- Le logiciel gère des opérations de caisse ou enregistre des encaissements
- Vous êtes assujettis à la TVA
- Vous faites des factures à des particuliers
Dans ce cas le fournisseur de logiciel doit vous fournir une attestation de conformité qui certifie que :
- Inaltérabilité : le logiciel doit enregistrer toutes les données d’origine relatives aux opérations d’encaissement, les conserver et les rendre inaltérables. Toute modification ou annulation de données est enregistrée.
- Sécurisation : Le logiciel doit sécuriser les données concernées et garantir la restitution de ces dernières dans leur état initiale à l’Administration Fiscale.
- Conservation : le logiciel doit prévoir une clôture annuelle (ou par exercice) pour la gestion et la comptabilité et une clôture journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice) pour les systèmes de caisse afin de calculer des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables. Ces données doivent être conservées pendant six ans.
- Archivage : la procédure d’archivage permet de figer les données et de les historiser. Elles doivent pouvoir être lues aisément par l’Administration en cas de contrôle ou lorsque l’entreprise a changé de système.
A titre d'information, les clients 2BePragma obtiennent cette attestation par un simple clic à partir du logiciel spécialisé pour le nettoyage, la propreté, les multiservices
2. Calendrier de passage à la facturation électronique
Le déploiement de l’obligation de facturation électronique se fera progressivement, en tenant compte de la taille des entreprises. Sont également concernés par cette obligation, les assujettis non redevables de la TVA (micro-entrepreneurs et personnes morales en franchise en base de TVA) et ce afin, notamment, de contrôler les dépassements de seuils. Afin de permettre à chacune de s’approprier ses nouvelles obligations dans les meilleures conditions. La facturation électronique s’appliquera :
- Juillet 2026 (sous réserve de nouveau décalage), toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir les factures électroniques. Il ne sera plus possible de demander à vos fournisseurs des factures au format papier ou en PDF simple. Toutes les entreprises devront :
- Accepter la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs
- Être en mesure de les intégrer dans leur système de comptabilité ou de gestion commerciale
- à compter du 1er janvier 2026, pour les entreprises de taille intermédiaire
- à compter du 1er janvier 2027, aux petites et moyennes entreprises et microentreprises
3. Les outils de la facturation entre entreprises et le e-reporting : PPF (ex Chorus Pro)
Les factures électroniques aux formats expliqués ci-dessus, seront obligatoirement à déposer sur le nouveau Portail Public de Facturation (PPF). Le PPF correspond en synthèse à ce qu'était CHORUS PRO pour les administrations publiques. Soit par :
- dépôt manuel des fichiers avec saisie des informations : applicable pour quelques factures par mois
- par transmission automatique EDI (Electronic Data Interface) : pour les très gros volumes
- par transmission automatique API (Application Programming Interface) : dans la plupart des cas pour les petites entreprises de nettoyage
Pour la transmission automatique d'une facture électronique et pour transmettre les données d'e-reporting à l'administration fiscale, une entreprise pourra utiliser, au choix :
- le portail public de facturation PPF. Le PPF étant GRATUIT, c'est le choix de l'opérateur de dématérialisation 2BePragma
- une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration) immatriculée par l’administration fiscale. Cette PDP sera pour la plupart du temps payante.
Rôle du PPF
Le PPF centralise, contrôle et transmet à l’administration fiscale les données de facturation et de transaction nécessaires au pré-remplissage de la déclaration de la TVA.
Cette plateforme publique remplacera Chorus Pro et assurera en quelque sorte un service minimum universel de la facture électronique. Elle permettra aux entreprises, notamment aux plus petites, de transmettre, déposer ou saisir en ligne leurs factures, à destination de leurs clients entreprises (B2B). Mais également de recevoir les factures provenant de leurs fournisseurs.
Le Portail Public de Facturation est gratuit, alors que les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) pourront fixer leurs propres tarifs en fonction des services qu'elles fournissent. A noter l'obligation pour les plateformes (PPF ou PDF) de produire un lisible à l'écran de la facture.
4. Comprendre la facture électronique et son dépôt sur le PPF
La facture électronique aussi appelée e-facture ne nécessite plus de papier. Les étapes de création, d'envoi, de réception et d'intégration de la facture sont toutes dématérialisées.
Les factures transmises par voie électronique ne sont valables qu'à condition que l'authenticité de leur origine (émetteur identifié), l'intégrité de leur contenu (non modifiable) et leur lisibilité soient garanties.
Les 3 formats de facture électronique acceptés par l'administration sont dans la norme européenne EN16931
- fichier XML respectant le format Cross Industry Invoice (CII B16). En savoir plus sur la Norme CII;
- fichier XML respectant le format Universal Business Language (UBL 2.A.) ;
- fichier PDF respectant le format mixte Factur-X composé d’un fichier XML de données structurées à un des 2 premiers formats qui est encapsulé dans un fichier PDF.
Pour la dématérialisation d’une facture, l'opérateur de dématérialisation 2BePragma a choisi le format Factur-X et/ou le XML CII la norme EN16931 CII 16B (Cross Industry Invoice) gérée par l'UNECE (Commission Economique pour l’Europe des Nations Unies)
Exemple de Factur-X PDF/A (PDF avec XML CII)
Vidéo complète avec exemples concrets
5. Ce qui change pour le contenu et le suivi des factures avec la facturation électronique
5.1. Nouvelles mentions obligatoires sur la facture
>>> entre assujettis à la TVA
- le numéro SIREN ;
- l'adresse de livraison des biens, lorsqu'elle est différente de l'adresse du client ;
- l'information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d'opérations ;
- le paiement de la taxe d'après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.
- Minoration de prix (ristournes, remises, rabais) ;
- Quantité et Prix unitaire hors taxes de chaque bien livré ou de service rendu;
- Mention d'escompte ;
- Eco-participation.
>>> avec des non assujettis à la TVA
- le numéro SIREN ;
- la période au titre de laquelle la transmission est effectuée, ou, pour les opérations donnant lieu à une facture électronique, la date de la facture ;
- la catégorie de transaction : livraison de biens, prestations de services ou opérations mixtes ;
- le montant total hors taxe et le montant de la taxe correspondante (par taux d’imposition) ;
- le montant total de la taxe due en France (en euros pour les transactions établies en devise étrangère) ;
- la date des transactions ;
5.2. le suivi et les statuts de la facture électronique
L’avancement du traitement de chaque facture sera tracé par un statut. Avec 4 statuts obligatoires
- DEPOSEE
- REJETEE
- REFUSEE
- ENCAISSEE
D’autres statuts facultatifs mais recommandés (Mise à disposition ; prise en charge ; approuvée ; approuvée partiellement ; paiement transmis)
Il est portant de noter que le statut Encaissé nécessitera de tracer dans le PPF le fait qu'une facture soit encaissée ou non. Surtout si comme la plupart des entreprises de nettoyage vous avez choisi le statut TVA à l'encaissement, car c'est l'encaissement qui est le déclencheur de TVA.
Archivage: il sera obligatoire de conserver les factures électroniques dans leur format informatique original dans un coffre-fort numérique (dépôt scellé et horodaté).
6. La transmission de données de factures électroniques ou e-reporting obligatoire
Le e-reporting est la transmission à l’administration de certaines informations relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique. Les opérations concernées par la transmission d’information sont listées à l’article 290 du code général des impôts. Il s’agit des opérations de vente et de prestation de services avec des particuliers (ou transactions BtoC, « business to consumer » comme le commerce de détail) ou avec des opérateurs établis à l’étranger (exportations, livraisons intracommunautaires...). Les opérateurs établis à l’étranger peuvent aussi être soumis à l’obligation de transmission d’information dès lors qu’ils réalisent des opérations réputées situées en France soumises à TVA. L’e-reporting englobe aussi la notion de transmission des données de paiement relatives aux opérations relevant de la catégorie des prestations de services. Associé à la facturation électronique, l’e-reporting permet de reconstituer l’activité économique d’ensemble d’une entreprise : complémentaire à la facturation électronique, il permettra, à terme, de proposer aux entreprises un pré-remplissage de leurs déclarations de TVA. Les entreprises soumises à l'obligation e-reporting seront tenues de transmettre à l'administration fiscale certaines données de facturation. Les données concernées ont récemment été précisées par le décret n°2022-1299 du 7 octobre 2022.
Des nouveaux flux doivent être transmis :
- en cas de transaction B2B entre assujetis
- en cas de transaction B2B internationale pour les factures envoyées ou reçues (hors importation de biens)
- en cas de transaction B2C (factures, Z caisse, transaction hors factures)
- pour l'encaissement (lorsqu'il est relatif aux factures de prestation de service dont la TVA est collectée à l’encaissement)
La fréquence des flux e-reporting est définie en fonction du régime de TVA de l’entreprise. La plateforme d’émission choisie par l'entreprise (PPF ou PDP) concentre et transmet ces flux à destination de l’administration fiscale.
Par exemple, pour le régime réel normal d’imposition ou régime simplifié de déclaration des taxes sur le chiffre d’affaires, au moins une transmission par mois sera nécessaire, dans un délai de 10 jours suivant la fin du mois faisant l'objet de la transmission pour les assujettis soumis au régime réel normal d’imposition et entre le 25 et le 30 du mois suivant le mois faisant l'objet de la transmission pour les assujettis soumis aux régimes réels simplifiés d'imposition
7. Sanctions en cas de non respect des règles de factures électroniques
Le non-respect des obligations de facturation et de transmission des données de facturation donnera lieu à une amende : - 15 € par facture en cas de non-émission d'une facture sous format électronique, plafonnée à 15 000 € par année civile ; - 250 € en cas de non-respect à l'obligation de e-reporting, plafonnée à 15 000 € par année civile.
8. Comment 2BePragma va aider l'entreprise de nettoyage au passage à la facturation électronique
Le processus de facturation client est révolutionné et si la bascule n'est pas accompagnée d'un support, une entreprise pourrait avoir des impacts négatifs sur sa trésorerie à cause de problèmes de retards, de suivi des encaissements.
L' impression papier ou l'envoi vos factures par mail avec un PDF joint, factures ne suffira plus.
Comment 2BePragma décline le schéma en Y de l'administration pour dématérialiser les factures de nettoyage
8.1. Entre aujourd'hui et Juillet 2024
2BePragma déploiera successivement, en toute transparence pour les clients, des nouvelles versions qui prévoiront, pour les clients français,
- Les processus simples de capture de données clients qui seront obligatoires soit pour apparaître sur les fichiers de factures soit qui seront nécessaires à la connexion avec le PPF (SIRET, SIREN, statut fiscal du client, ...)
- La production automatique de la facture en format 100% électronique selon les normes FacturX et CIIB16 avec un contenu aligné aux nouvelles obligations
- Pour les clients administrations publiques. Un support au paramétrage de CHORUS PRO et de 2BePragma
- L'accès à un tableau de bord spécifique au PPF CHORUS qui vous garantira une parfaite tracabilité des flux et statuts
8.2. A l'approche du moment de la bascule Juillet 2026
- Généraliser Factur-X et CII B16 à toutes les factures
- Automatiser tous les flux de votre entreprise avec le PPF tout en gardant l'information de la transmission de facture à votre destinataire.
- Fournir automatiquement toutes les données nécessaire au e-reporting par le PPF
- L'accès à un tableau de bord spécifique au PPF CHORUS qui vous garantira une parfaite tracabilité des flux et statuts
N'attendez pas le dernier moment pour préparer le passage la facturation électronique de votre entreprise de nettoyage. Contactez 2BePragma pour un conseil, une démonstration.