Logiciel de pointage pour société de nettoyage, propreté. Pointage mobile par téléphone géolocalisé avec photos avant après

1. Quelle différence entre géolocalisation en temps réel et pointage géolocalisé ?

La géolocalisation peut être de 2 types :

> traçabilité en temps réel pour savoir à tout moment où est une personne, comme par exemple en géolocalisant les voitures ou comme l'application StopCovid

> récupération des coordonnées GPS au moment du pointage de l'arrivée et / ou départ au moyen d'un téléphone ou d'une tablette ou de tout autre équipement connecté à internet via la 3G ou 4G, et bientôt probablement la 5G.

Lorsqu'il s'agit du premier cas de suivi en temps réel, comme par exemple le sytème GPS qui est dans les voitures, même s'il s'agit pour l'employeur d'optimiser son activité, il est obligatoire de déclarer ce dispositif à la CNIL, car il permet au final la surveillance des effectifs (Pour déclarer vos dispositifs de géolocalisation, vous pouvez vous rendre sur le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/declaration/ns-051-geolocalisation-des-vehicules-des-employes)

La solution 2BePragma ne prévoit pas une géolocalisation permanente du salarié. Elle permet de réaliser un acte de pointage au moment de l'arrivée et du départ du site client. Tout le reste du temps, l'entreprise ne suit pas le salarié. Cela ne concerne donc pas la loi sur la vie privée.

L'arrivée sur le lieu de travail et le départ sont des actes professionnels, comme le pointage classique dans une entreprise.

2. A qui appartient le téléphone ou tablette utilisé pour le pointage ?

La vraie question juridique pour un pointage n'est pas le fait de géolocaliser mais la propriété du matériel utilisé pour pointer (téléphone, tablette …).

Il appartient à l'employeur de mettre les moyens à disposition du salarié pour le suivi des temps passés, car le pointage est obligatoire en France.

> Si le matériel appartient à l'entreprise, le collaborateur ne peut refuser de l'utiliser et on peut d'ailleurs lui rappeler que le pointage est obligatoire en France.

> Si l'employeur lui demande d'utiliser son téléphone personnel, le collaborateur peut, à juste titre, refuser

Mais vous le savez, il est bien souvent impensable économiquement de doter tous les agents d'un téléphone.

3. La majorité des TPE PME propreté BTP utilise cependant déjà le téléphone personnel du salarié.e

Lorsque l'employeur d'entreprise de nettoyage ou BTP ou artisan appelle le collaborateur dans le cadre du temps de travail, il utilise presque toujours le téléphone privé du salarié.

Il lui demande parfois d'envoyer des photos du site ou du chantier, ... et difficile pour le salarié de refuser.

Il y aura donc environ 10000 patrons aussi dans l'illégalité concernant ce sujet ?

4. Que penser de l'utilisation du téléphone du CLIENT comme outil de pointage ?

Certains fournisseurs de logiciel proposent alors la solution d'utiliser le téléphone fixe du client comme solution de pointage.

L'idée est simple faire porter au client, une partie des charges de mise en place d'un système obligatoire de pointage par l'entreprise.

Cette solution n'est pas, sans conséquence et pose quelques questions

> l'employeur peut-il déléguer sa responsabilité de mettre en place le pointage à un client ?

> qui est responsable du non pointage quand le client n'a pas de téléphone ou refuse l'utilisation de son téléphone par des personnes autres que ses salariés ?

> que se passe-t-il pour un salarié qui ne peut pas pointer ses heures parce qu'il intervient aussi sur des chantiers ou dans des syndics de copropriété ?

Dans tous les cas, j'attire l'attention sur le fait qu'un salarié n'a pas le droit d'utiliser les ressources d'un tiers (client) sans que les modalités de cette utilisation soient expressément prévues dans le contrat avec l'entreprise de BTP ou nettoyage. En effet, que se passe-t-il si un salarié abuse de ce droit pour passer des appels personnels sur le téléphone, lorsqu'il a fini le nettoyage des bureaux ?

Il faut noter au niveau de l'utilisation des données de pointage téléphonique qu'elle sont rarement liées avec les logiciels de gestion interne :

> souvent il faudra récupérer une base de donnée externe et refaire le lien manuellement avec votre système de de facturation et de suivi des salariés ce qui est très consommateur de temps.

> ils donnent rarement la possibilité d'alerter ou bloquer une facturation pour pointage non fait ;

> ils n'offrent rarement l'accès à un extranet client sur lequel il peut voir ses factures, ses plannings et ses contrôles qualités.

5. La géolocalisation avec le téléphone du salarié : une solution moins chère et plus solide juridiquement

Prévoir dans le contrat du salarié (ou avenant) qu'il est rémunéré pour l'utilisation de matériel privé dans le cadre de l'entreprise.

Le principe est le même que pour la rémunération de l'utilisation de la voiture personnelle pour des déplacements professionnels.

De combien parle-t-on ?

Il n'est pas question d'augmenter chaque salarié de 10 euros par mois car aujourd'hui, un forfait d'abonnement mobile téléphonique avec data 4G de 10 à 100Mo, se vend à partir de 2€ par mois.

Sachant que l'envoi d'un pointage par 4G (et très bientôt en 5G) ne consomme que quelques bytes sur chaque pointage, même avec 50 tâches par mois, la consommation en data sera très faible.

Dans cet avenant, il convient de préciser que le salaire de la personne inclus l'utilisation de son téléphone personnel pour les échanges avec la société (appels, photos, consultation de planning et pointage).

Reste à l'employeur à estimer à quelle somme il peut donner au salarié pour cette délégation d'utilisation de matériel, qui peut aller de 0.5 centimes à 1.5 euros par mois.

Dans ce cas, le salarié ne peut refuser le pointage, comme il ne peut refuser un déplacement professionnel si le transport lui est rémunéré.

Le gain de temps passé en litiges avec les salariés, sur la préparation des paies et les éventuels contrôles de l'inspection du travail compensera largement de faible coût mensuel.

6. "le juriste pense que cela n'est pas applicable"

Sachant que les prud'hommes ne jugent pas 2 fois la même cause avec le même résultat, que les juristes ont souvent du mal a donner une réponse qui n'est pas divergente de leur collègue et que le risque sur ce sujet reste très faible pour l'entreprise, la réelle difficulté ne semble pas juridique.

Notre conseil sur ce point comme sur beaucoup d'autres sujets de l'entreprise, ne laissez pas votre business et la qualité de service proposé/demandé par les clients être dictée par des experts (consultants, comptables, juristes, …) qui ont parfois tendance à trop à faire peur et compliquer la vie de la TPE PME pour justifier de leur existence et de leurs honoraires.

Le clé du succès de la solution proposée par 2BePragma se situe plutôt dans la capacité du dirigeant à accompagner ce changement auprès des salariés, dans un dialogue constructif dans l'intérêt de la qualité que le client demande à l'entreprise.

7. Dépasser définitivement ces soucis juridiques et valorisez vos salarié.es

Le coût des télécoms voix et data est aujourd'hui suffisamment bas pour envisager de doter vos salarié.es d'un petit téléphone de société. Cela valorisera l'appartenance et la fidélité des salariés à votre société et règlera définitivement les risques de salariés qui reprocheraient à l'employeur d'utiliser un téléphone personnel