FAQ 2BePragma, questions fréquentes sur le logiciel Web propreté sécurité hygiène multiservices

 1. Quels sont les types d'abonnements ?

Pour plus de clarté et vous éviter des coûts cachés, il y a un seul type d'abonnement tout compris.

Notre engagement a être le moins polluant implique également de réduire le nombre de mails, de factures, de chèques, ... Vous payez par virement anticipativement.

 

2. Je ne comprends par le modèle de facturation ?

Notre modèle prévoit des abonnements pour un nombre d'identifiants maximum qui peuvent se connecter en même temps.

Pour les salariés et les clients qui ne se connectent qu'à l'extranet, il n'y a aucune limite de connexions.

Par exemple, vous pouvez acheter un seul identifiant pour plusieurs inspecteurs s'il est peu probable qu'ils se connectent en même temps très longtemps. Le nombre de personnes qui peuvent se connecter avec le même identifiant est donc illimité.

Avec ce système vous pouvez agir directement sur vos économies et votre croissance ne vous coûtera pas plus cher car nos tarifs ne sont pas dépendants de votre chiffre d'affaires, du nombre de salariés ...


3. Quel sont les frais d'entrée, de démarrage, de mise en service ?

Au démarrage, nous facturons un forfait pour l'activation du service sur nos serveurs. Ces frais d'activation correspondent essentiellement à du temps passé à l'initialisation de la base de donnée, des droits d'accès, des procédures de sauvegarde sur nos serveurs. Cela est très différent d'une facturation de droits d'entrée sans réelle prestation en face.

Ces frais d'activation couvrent également la charge supplémentaire de paramétrage des spécificités de votre entreprise (organisation, logos, produits/services de vente, ...). Ils varient en fonction de la complexité et de la maturité de votre entreprise. A partir de 240 euros pour les startups avec un seul utilisateur. 

Le démarrage est ultra-rapide. La solution est pré-paramétrée pour une PME de nettoyage. Après une mini-formation de quelques heures, vous démarrez immédiatement et vous pouvez sortir vos premières factures, votre planning quelques minutes plus tard.

Si vous avez déjà vos fichiers clients sur un logiciel existant, nous vous aidons à reprendre vos données très rapidement. Sinon, nous pouvons partir de vos vos factures et les ressaisir pour vous. Nous réalisons aussi des reprises de données automatisées plus complexes à partir de vos données, comme par exemple la reprise des contrats clients, des factures du passé avec lignes détaillées, de planning de salariés, ...

4. Quel support ? quelles formations ? quels coûts de support ?

La prise en main de l'application est simple et intuitive.

Pour faciliter la prise en main au démarrage, nous prévoyons :

a. une formation d'une demi-journée (incluse dans l'abonnement). Durant cette demi-journée, nous présentons l'application avec des exemples concrets et nous répondons à vos questions. 

b. une documentation accessible en ligne, sur la partie support de ce site, grâce à des identifiants client (inclus dans l'abonnement).  La documentation écrite contient des procédures étapes par étape. En complément des vidéos sont également disponibles. 

Après le démarrage, un support classique de traitement d'anomalies est mis en place. Ce support est inclus dans l'abonnement. 

Chaque anomalie rencontrée est qualifiée et selon son degré d'importance, nous nous engageons à trouver la solution ou une solution de contournement dans des délais allant de 6h (bloquant),  à 3 jours (mineur). Pour des raisons de tracabilité de notre qualité client, nous vous demandons d'envoyez un mail à l'adresse affichée en haut de page. Si vous le souhaitez ou si la nature du soucis rencontré l'exige, nous vous rappellerons. En cas d'urgence, période de facturation, .... vous pouvez appeler directement le numéro affiché en haut de page.

Selon la maturité des équipes et selon votre besoin, vous pouvez évidemment solliciter des formations spécifiques complémentaires, celles-ci, si elles sont occasionnelles, ne sont pas systématiquement facturables. Nous intervenons à la demi-journée ou à la journée. 

A titre d'exemple, voici 2 copies d'écrans de l'espace support du client. Avec les vidéos d'introduction et les 2 manuels utilisateurs que vous pouvez consulter ou télécharger.

Copie écran de la partie support réservée aux clients avec les vidéos d'auto-formation Copie écran de la partie support réservée aux clients avec les manuels d'utilisation pas à pas

  

5. Quel est mon engagement ? 

 Vous pouvez résilier à tout moment

La résiliation sera effective à la fin du trimestre en cours de réception de la résiliation si elle intervient avant le dernier mois du trimestre. 

Pour la résiliation, un simple mail du dirigeant suffit. 

  

6. Comment puis-je récupérer mes données en cas de résiliation ?

L'application vous offre la possibilité de récupérer, de manière autonome, l'ensemble de vos données en quelques clics et sur excel.

Ceci garanti la réversibilité totale.

Pour des raisons de sécurité évidente, l'accès à cette récupération, n'est donné qu'à une seule personne de votre société (le profil "MANAGER").

 

7. Où sont stockées mes données ?

Les données sont hébergées en France.

Les plateformes d'hébergement sont séparées de ce site web et dédiées à 2BePragma. L'hébergement est confié, à un partenaire stratégique, reconnu sur le marché des applications FileMaker, IMA'DIFF. IMA'DIFF du groupe MEDIACTIVE est français et présent depuis plus de 25 ans sur le marché, ils sont considérés parmi les meilleurs spécialistes français. 

 

8. Que se passe-t-il si je change de périmètre de société, je rachète, je revend ?

2BePragma est conçue pour pouvoir ajouter/enlever un nouveau portefeuille client rapidement.

Dans le cas d'un changement de périmètre, nous pouvons vous accompagner en prestations complémentaires pour vous aider à procéder aux ajustements nécessaires de paramètres ou de données. Ces prestations complémentaires feront l'objet d'un devis.

 

9. Comment se passe un démarrage ? que dois-je faire ?

L'application peut-être livrée pré-paramétrée et dans ce cas, après avoir entré vos données Kbis, coordonnées et banques, vous pouvez démarrer en quelques heures.

Si vous avez des gros volumes de clients ou factures, nous vous communiquerons les structures simples excel qu'il faut compléter pour charger les informations que vous souhaitez. Dans ce cas, nous pouvons vérifier et charger ces données en moins de 2 jours pour un démarrage ultra-rapide.

Dans les 2 cas, une formation de 3 à 6 heures (selon les modules que vous utiliserez) est souvent suffisante pour la prise en main. A l'issue de la formation  vous pourrez facturer, planifier, envoyer vos informations de clôture à votre système comptable ...

Il y a 3 types d'informations qui peuvent être reprises dans la solution.

Nécessaires et suffisantes pour le démarrage 

  • paramètres de votre société (adresses, logo, conditions générales, ...).
  • référentiels de gestion : conditions de paiement, support de paiements, TVA, managers
  • selon votre utilisation de certaines fonctionnalités : banques, factor, comptes comptables revenus, TVA, commerciaux

Données que vous pouvez saisir au fil de l'eau 

  • Clients, sites
  • Commandes, Lignes de commandes
  • Produits de vente (ceux qui apparaissent sur la facture)
  • Produits d'achats, fournisseurs
  • Salariés

Vous avez déjà un système en place ou des fichiers de données structurés, dans ce cas, nous vous aidons à reprendre vos  données automatiquement.

Données du passé facultatives (prestation complémentaire de chargement complexe à chiffrer)

  • Commandes, Factures et leurs lignes
  • Planning Salarié

10. Est-ce la technologie de l'application est pérenne ? 

L'application est développée dans une technologie et un langage largement répandus : Filemaker®, filiale d'APPLE® , existe depuis près de 30 ans, et leur savoir- faire n'est plus à démontrer.

Il n'y a pas d'autres dépendances technologiques. Cela nous donne un avantage concurrentiel au niveau de la pérennité et sécurité.

En effet, cela n'est pas le cas des applications développées en OPEN SOURCE (moins sécurisées) ou des logiciels historiques qui sont souvent en cours de réécritures partielle ou totale avec des nombreuses contraintes issues de technologies du passé.

11. L'application est-elle conforme aux lois anti-fraude, à RGPD ?

2BePragma est 100% conforme à la loi anti-fraude et elle respecte les critères du Code Général des Impôts.

- Inaltérabilité : la Solution conserve les données renseignées dans leur état d’origine et enregistre toutes les opérations de modification. Les pièces officielles (factures et avoirs) sont numérotées par le système sans possibilité pour le client de les effacer ou d’en changer les numéros.

- Sécurisation : la Solution sécurise les données de transaction et garantit leur restitution dans leur état d’origine en cas de perte, altération, destruction des données;

- Conservation : la Solution prévoit des clôtures mensuelles et conserve les données pendant 6 ans ;

- Archivage : la solution permet au CLIENT d’extraire lui-même les données et les documents datés sous un format exploitable facilement par des outils bureautiques, ceci afin d’en garantir l’accès à l’administration. Le CLIENT reste donc responsable de la communication des informations demandées par l’administration ou autre tiers de droit. La Solution permet de tracer les règlements des factures et avoirs CLIENT de manière opérationnelle et non comptable. Le CLIENT est responsable de mettre en place les procédures de comptabilisation des règlements de ses clients.

Le téléchargement de l'attention de conformité nominative se fait à partir de l'application Web propreté 2BePragma.

En outre, l'audit de conformité RGDP a été réalisé et la charte RGPD 2Bepragma est disponible sur https://www.2bepragma.com/menu-blog-news-2bepragma-logiciel-proprete-nettoyage

Texte de loi dans son intégralité 

 A noter : Vous n'avez pas l'obligation de logiciel conforme aux lois 2018 Anti-Fraude dans les conditions suivantes : 

- vous êtes sous le régime de la franchise de TVA (ex.Auto-Entrepreneur)

- vous êtes sous le régime normal de la TVA mais vos clients sont exclusivement professionnels (BtB)

12. Je suis auto-entrepreneur, est-ce que je peux utiliser 2BePragma ?

Oui, un paramètre ON / OFF vous permet de choisir votre régime de TVA à exempté.

Vos factures seront alors sans TVA et reprendront les mentions obligatoires.