8 enjeux pour simplifier le planning et la paie d'une entreprise de nettoyage, propreté

8 enjeux pour simplifier le planning et la paie d'une entreprise de nettoyage, propreté

Ancien opérationnel de la #propreté, je me suis demandé comment simplifier le cauchemar du planning d'une entreprise de nettoyage. Je suis alors parti d'une liste sous forme de cahier de charges des enjeux à adresser pour répondre au besoin d'un dirigeant de TPE PME propreté. Ensuite, en face de chacun, j'ai essayé d'y apporter une solution qui soit la plus efficace et simple possible tenant compte du contexte particulier du temps et des moyens des petites entreprises du secteur.

Enjeux 1 : Mobilité

Permettre aux managers, inspecteurs d'accéder à un planning à jour de manière immédiate. L'outil numéro 1 du manager de propreté restant encore le téléphone :

la solution sera mobile 

Enjeux 2 : Confidentialité

Le planning des chantiers est une grosse partie du fond de commerce de l'entreprise. Hors de question d'utiliser des solutions de calendriers partagés sur google ou autres outils grand public. Il convenait de trouver un moyen d'intégrer des contraintes de sécurité complémentaires.

la solution sera hébergée chez des professionnels du BtB avec plusieurs niveaux de sécurité et ne sera pas logée en mode application sur le téléphone

Enjeux 3 : Intégration entre le planning et le financier

Trop de chantiers sont gérés en parallèle des aspects de commandes et facturation client. Le lien actuel entre l'opérationnel et l'administration qui doit facturer est souvent fait par une fiche d'intervention qui ne remonte pas toujours pour lancer la facturation dans les temps, avec les impacts de décollage de trésorerie. Parfois dans le sens inverse, l'administration commerciale s'engage sur des délais et l'information descendante vers l'opérationnel lorsqu'elle se fait avec des papiers peut entrainer des retards de mise en service.

la solution fera le lien entre les commandes et les tâches de planning dans les 2 sens   

Enjeux 4 : Simplicité d'utilisation

Les logiciels trop complexes ou trop lourds que j'ai rencontré découragent progressivement les utilisateurs qu'il faut former et reformer. Ils reviennent naturellement sur leur bonnes vieilles méthodes du planning hebdo papier, photocopié et distribué le vendredi ou le lundi. La simplicité garanti que les données seront mises à jour régulièrement sur le système et cela permet de tuer définitivement le papier.

la solution permettra de saisir une commande et une tâche de planning en moins de 3 minutes  

Enjeux 5 : Flexibilité et opérationnalité

Un des enjeux essentiels. Les logiciels de vieille génération (comme les ERP ou d'autre logiciels propreté qui existent depuis de nombreuses années) sont construits sur des processus un peu standardisés et parfois un peu théoriques. Par exemple on ne peut pas faire ceci ou cela si on n'a pas saisi une date ou ... La réalité du terrain dans le monde de la propreté est toute autre. Chaque jour ou presque on découvre des exceptions, surtout ayant un impact sur la paie (absences, décalages, report de nuit ...). Faire en sorte de vouloir faire entrer une entreprise de nettoyage dans des processus rigides. Concrètement tout cela veut dire pour moi qu'il est illusoire de vouloir automatiser la paie !

Il faut donner aux gens de terrain des outils simples et flexibles pour capturer/collecter des informations pas toujours structurables et le partage de ces informations ne doit pas leur prendre du temps. 

la solution permettra au manager terrain de saisir une information de terrain immédiatement sans contrainte de forme 

Enjeux 6 : Partage en temps réel 

Lorsqu'une information est capturée, personne de devrait plus faire d'effort pour la partager ou y accéder. Concrètement, une fois par exemple que l'inspecteur terrain a saisi son information, il ne devrait plus se soucier de la pousser, l'envoyer par mail (qui entre nous tue progressivement les initiatives). L'administration de la paie doit pouvoir y accéder et compenser ensuite par une intelligence opérationnelle pour structurer les variables de facturation et de paie sans solliciter en fin de mois l'opérationnel dans un marathon d'échanges de mails interminables pour boucler la paie en lui demandant de respecter des formats de tableaux qui pour lui sont du chinois au mieux et une torture au pire.

De même, une fois les informations de planning entrées dans un logiciel, elle doivent pouvoir se transformer en planning simple et accessible par tous.

la solution offrira un partage sans contraintes sans effort du push ou pull 

Enjeux 7 : Piloter 

Je ne suis pas convaincu du retour sur investissement d'une solution de pointage mais cela peut être nécessaire dans certains cas bien particuliers (management terrain difficile,  défaillant, type de contrats spécifiques ...). Dans ce cas, il est indispensable de pouvoir comparer les données de pointage avec des données de planning, pour contrôler qu'il n'y a pas d'anomalies dans un des 2 systèmes et donc un problème client ou de paie potentiel mais aussi pour assurer une optimisation de l'utilisation économique des ressources.

la solution intègrera des données externe pour une analyse rapide des écarts entre planning et pointage

Enjeux 8 : Sponsorship par l'exemple 

Cet enjeux ne concerne pas uniquement la solution. Un dirigeant qui n'utilise pas la solution aura parfois du mal à motiver les collaborateurs à l'utiliser. Le changement doit être supporté et facilité par le dirigeant et les managers. 

la solution ne sera pas conçue uniquement pour le gestionnaire administratif, elle doit donner l'envie au dirigeant de l'utiliser.

Après plusieurs mois de R&D, nous pensons enfin avoir réussi a intégrer l'ensemble de ce cahier des charges, du moins c'est que nous disent des dirigeants lorsqu'ils découvrent 2BePragma, notre logiciel Web spécialisé pour la propreté et les entreprises de nettoyage, multiservices. Pour synthétiser cela de manière pragmatique avec des exemples concrets, nous avons fait cette petite vidéo qui présente en un peu plus qu'1 minute comment nous pensons avoir simplifié le planning et la remontée d'informations de paie pour une entreprise de nettoyage, multiservices, propreté.

Marc Nardo