Choisir ou Acheter un logiciel de facturation planning pour TPE PME propreté, entreprise nettoyage, sécurité, multiservices : 6 questions clés

Choisir ou Acheter un logiciel de facturation planning pour TPE PME propreté, entreprise nettoyage, sécurité, multiservices : 6 questions clés

Les dirigeants de sociétés de services jusqu'à 2 ou 3 millions de CA annuel font face aux mêmes enjeux que les grandes entreprises, avec beaucoup moins de moyens et moins d’outils professionnels à leur disposition. 

N’ayant pas nécessairement les budgets pour avoir un service informatique et des équipes de mise en œuvre de solutions, ils reculent souvent leur décision de se lancer dans les outils digitaux de gains de productivité.

Même lorsqu’ils ont les moyens, ils se retrouvent face à une offre pléthorique de solutions partielles qu’ils ont du mal à décrypter.

A. 3 grandes options et 6 questions

  1. choisir la solution qui semble la meilleure pour chaque sujet (logiciel de facturation, logiciel de compta, logiciel de paie, logiciel de pointage, logiciel de suivi des véhicules, logiciel de recouvrement, …)
  2. choisir une solution généraliste qui garanti le traitement des fonctions de base (facturation, encaissements, compta) parfois recommandée par l’expert-comptable
  3. choisir une solution intégrée et spécialisée du secteur propreté en local ou en Web

Pour faire le bon choix de scénario, je vous propose de répondre aux 6 questions clés qui suivent et qui sont résumées sur le schéma ci-dessous :

  • Avez-vous des besoins spécifiques suffisamment importants pour justifier l’investissement dans une application spécialisées comme par exemple gestion de stocks importants, nécessité de pointage de salariés à distance, pilotage d’objets / robots connectés ?
  • Dans votre style d’organisation et de pilotage privilégiez-vous une vision comptable des chiffres ou une vision plutôt "business control" de la performance ? La principale différence est que la comptabilité vous offre une vision plus précise mais bien souvent en retard ou incomplète concernant des indicateurs de performance de rentabilité analytique
  • Souhaitez-vous un logiciel qui soit utilisable en toute mobilité? une solution qui soit aussi un outil de partage collaboratif ?
  • Disposez-vous en interne de compétences informatiques en interne nécessaires à garantir l’installation, la maintenance, et en cas de partage, la mise en place d’une infrastructure réseau offrant toute la sécurité nécessaire ?
  • Avez-vous vu, constaté personnellement comment se passent les opérations clés sur le logiciel, à travers des vidéos, une démonstration, une base de test ? Vous constaterez que la majorité des fournisseurs de logiciels, même ceux qui sont sur la première page de Google ne publient pas vraiment de vidéos, ne proposent pas souvent des exemples concrets.S’en tenir à la promesse marketing de solution est un alerteur. Mon expérience personnelle d’achat d’un logiciel propreté qui se présentait comme la référence de logiciel de propreté et qui vantait la simplicité et la connexion Web était en fait d’une complexité extrême, il était impossible d’y accéder à distance avec un navigateur Web ou un smartphone, sans compter que les coûts de formation et de connexion par utilisateur étaient exorbitants.
  • Enfin prenez le temps de demander le coût complet du logiciel que vous souhaitez choisir. Vous serez souvent surpris lorsque partant d’un prix d’abonnement affiché à 50 euros par mois vous arriverez à un coût complet de plus de 200 euros par utilisateur par mois quand vous ajoutez :
    • Droit d’entrée ;
    • Nouveau matériel compatible ;
    • Licences tierces supplémentaires ;
    • Formations;
    • Support après-vente supérieur au standard;
    • contrat qui souvent vous obligera à rester jusqu'au bout et vous coûter plus cher si vous devez changer.

 

choix-meilleur-logiciel-proprete-multiservices-gestion-societe-nettoyage

 

B. Faut-il choisi un logiciel comptable en interne dans une petite structure ?

Nous pensons qu'il est inutile de payer pour cela pour les raisons synthétisées dans la dialogue suivant.

C. Le choix d'internaliser ou non un logiciel de paie

Nous avons réalisé un calcul des différentes options de choix concernant ce processus : planning manuel ou logiciel, paie interne ou externe, secrétariat social chez le comptable ou auprès d'un syndicat, outil de production des contrats de salariés manuel ou automatisé.

Sur base d'une hypothèse de 50 salariés et avec des hypothèses de coûts détaillées ci-après, nous pensons que

- les gains d'internalisation de la paie sont faibles et les risques élevés

- les principales économies sur ce processus viennent de la meilleure gestion/collecte des variables de paie grâce à un logiciel de planning

C.a. Hypothèses

C.b. Options

C.c. Calcul détaillé des coûts de main d'oeuvre interne ou externe

C.d . Synthèse

On constate que l'externalisation à l'expert-comptable (option 2) coûterait 20 euros par mois, soit seulement 2 euros de plus par salariés que l'internalisation (option 3). Si on prend en compte les risques, les ennuis, coûts de formations, ... on comprend pourquoi une majorité des entreprises externalisent.

On constate également que les économies viendraient plutôt de la mise en place d'un logiciel de planning (options 4 et 5).