Logiciel facturation électronique pour entreprise de nettoyage, propreté. OD Opérateur dématérialisation CHORUS et PPF

La loi de finances 2022 prévoit que les entreprises assujetties à la TVA devront émettre, transmettre et recevoir les factures sous format électronique à partir de 2026 pour les plus grandes et 2027 pour les TPE PME.

Pour s’acquitter de cette obligation, les entreprises de nettoyage devront choisir une solution de dématérialisation autorisée par l’administration publique.

2BePragma logiciel de devis et factures dématérialisées spécialisé nettoyage et monde de la propreté, multiservices sera au rendez-vous de la facturation électronique avec une solution ultra-simple et compétitive financièrement.

Nous avons décidé de réduire les coûts supplémentaires en nous raccordant directement au PPF (portail public de facturation gratuite de la DGFIP).

Pourquoi se préparer dès maintenant ?

Au plus tôt vous choisirez d'abandonner votre vieux système de facturation PDF non électronique avec excel ou word, au plus facile et transparente sera la transition vers ce grand changement qui s'échelonnera de 2026 à 2028

En effet, vous aurez eu le temps de remplir pour chacun de vos clients, au fil de l'eau, les informations obligatoires qui permettront l'interconnection avec le PPF (SIRET, SIREN, TVA, client particulier ...)

Mais le choix d'un logiciel pour entreprise de nettoyage propreté ne doit pas seulement être dicté par la contrainte légale. Il faut aussi tenir compte des gains de productivité qu'il vous apportera.

Raison 1 : Processus de facturation en masse intelligent, idéal pour le nettoyage

1.a. Gestion Automatique des contrats de nettoyage

Les factures sont générées automatiquement chaque mois avec les bonnes périodes, le système propose automatiquement le calcul des proratas de démarrage et de résiliation. Finis les copier-coller des factures du mois passé pour ensuite changer les périodes manuellement.

Vous pouvez aussi facilement programmer une facture trimestrielle, par exemple pour un nettoyage de parking ou désactiver la facturation de certains mois comme par exemple la non facturation d'une école en août.

1.b. Regrouper toutes les prestations du mois en 1 seule facture mensuelle, adaptée au nettoyage

La facturation de l'entreprise de nettoyage est assez complexe car, pour un même client, l'entreprise facture souvent chaque mois un mix de services de contrats récurrents sur un plusieurs sites, de services de travaux exceptionnels ponctuels et des livraisons de produits ou consommables.

2BePragma combine automatiquement les activités du mois dans une seule facture regroupée qui détaille les services et produits par site de chantier client.

Moins de factures signifie pour vous moins de frais comptables et surtout un suivi plus simple des revenus et des encaissements.

1.c. Gestion étudiée pour la facturation aux Syndics de copropriété ou mandataires

Finissez en avec la rupture de suivi des factures et impayés lorsqu'une copropriété change de syndic de gestion.

Avec le logiciel 2BePragma, votre donneur d'ordre, le syndic de gestion privé ou professionnel peut retrouver sur ses factures, ses références de numéro d'immeuble, de bâtiment, ses références d'OS (ordres de services).

Raison 2 : Conformité de votre entreprise de nettoyage avec la facturation électronique

2.a. Conformité aux lois anti-fraude de TVA

Notre logiciel de facturation garanti à la société de nettoyage de respecter les 6 critères fixés par la DGFIP

- Le logiciel de facturation ne permet pas de supprimer un client ou une facture de nettoyage sauf si elle est en brouillon

- Le logiciel de facturation de nettoyage ne doit pas permettre pas de modifier le nom du client et le montant de la facture une fois émise officiellement.

- L'ERP de facturation propreté ne permet pas de modifier la numérotation et la chronologie de vos factures et avoirs. La numérotation doit être séquentielle. Une numérotation avec année et mois et numéro sera de fait non séquentielle puisqu'à tout moment on peut rajouter un numéro de facture pour un mois passé.

- L'application de facturation pour société de nettoyage ne permet pas de modifier le contenu d'une facture officielle sans passer par un avoir.

- Le logiciel de facturation nettoyage ne permet pas de clôturer mensuellement vos ventes et/ou ne permet pas de sortir un journal comptable de ventes

- Le logiciel de facturation permet exporter l'ensemble des factures pour un contrôle.

2.b. 2BePragma produit des factures électroniques depuis 2019

Notre logiciel déjà compatible avec le portail de facturation électronique publique CHORUS PRO. Il sera donc facilement prêt dès 2024 pour communiquer avec le PPF (portail public de factures) de la DGFIP.

Facile car le portail PPF sera en fait une version améliorée de CHORUS PRO public qui sera étendu pour les entreprises privées.

Concrètrement 2BePragma permet déjà aujourd'hui de produire des factures électroniques aux 2 principaux formats électroniques acceptés par la DGFIP dans la plateforme CHORUS PRO :

- CII B16 : fichier XML défini par la norme internationale Cross Industry Invoice qui code le contenu d'une facture pour un traitement automatique standardisé

- FacturX : un fichier PDF lisible pour les utilisateurs avec, en pièce jointe incluse, un fichier XML respectant la norme CII B16 ou UBL. Format défini par le Comité Européen de la Normalisation (CEN), et par le Forum National de la Facture Electronique (FNFE), défini dans la norme EN 16931 de l’AFNOR.

Raison 3 : Faire des économies sur la facturation de votre entreprise de nettoyage

2BePragma en étant opérateur de dématérialisation réduit vos coûts de connexion.

2BePragma a choisi de ne pas trop grever le budget de l'entreprise de nettoyage en développant une interconnexion directe avec le PPF (portail public de facturation) en utilisant des API.

Ceci évitera à l'entreprise de nettoyage de payer cher pour un fournisseur supplémentaire de PDP (plateforme de dématérialisation partenaire), qui risque de facturer très cher par facture pour rentabiliser les coûts élevés de son processus de certification administrative ...